Automatizar envíos de correos fuera de Kea

Actualizado: 13 jun

En Kea, la función de envío de CORREOS ELECTRÓNICOS solo está habilitada entre USUARIOS registrados, con roles activos en un determinado proceso. Sin embargo, tú SÍ puedes automatizar el envío de mails a personas o clientes por fuera de Kea, por ejemplo para:


Enviarle un bono de descuento automático a un cliente cuando su pedido no llegue a tiempo, activar una integración de mail marketing, solicitarle autorización al área de finanzas para efectuar compras que superen un tope determinado o realizar una acción de auditoría cuando no se cumpla un criterio de calidad.


A diferencia de los manuales, los CORREOS ELECTRÓNICOS AUTOMÁTICOS dejan registro en el resumen del proceso y recopilan la información en bases de datos.

En nuestro ejemplo de la Pizzería, supongamos que le enviaremos un correo electrónico al cliente cada vez que la entrega se retrase por un problema de calidad en la preparación. Así que vamos al MODELADOR, cargamos el diagrama ‘Venta telefónica’ y nos centramos en la figura del ROMBO, que corresponde a la actividad de inspección.


Como veíamos en el tutorial CONFIGURACIÓN DE LAS INSPECCIONES, si la pizza cumple con los criterios básicos de calidad, se libera el despacho, por eso se escribe ‘SÍ’; Pero si en la preparación hay alguna falla, la etiqueta ‘NO’ le indica al área de amasado que debe repetir el proceso.


Como asumimos que los reprocesos implican un retraso en la entrega, procedemos a configurar una nueva actividad: ‘Notificar fallo con el pedido’. De tal manera que se le envíe un correo electrónico automático al cliente donde se le notifique que su pizza se demorará unos minutos más en llegar y, en compensación le serán enviados unos rolls de canela recién horneados.


Paso a paso para crear una automatización de correo electrónico:



  1. En el MODELADOR, insertamos el ícono del SOBRE en el espacio de trabajo y le ponemos un nombre a la actividad (en nuestro caso, “Notificar fallo con el pedido”).Ahora, unimos la actividad en el punto en el que queremos que se genere el correo.

  2. Luego, hacemos clic en el ícono de los cuadritos para configurar la actividad de ENVIAR UN CORREO ELECTRÓNICO AUTOMÁTICO.

  3. Para esto, lo primero que debemos conocer es la dirección de correo electrónico del cliente. Así que, traemos ese dato desde el lugar donde se configuró previamente; en nuestro caso viene desde la actividad de inicio. Para saber cómo arrastrar información desde otra actividad, ver video Configuración de los RECUADROS, en el minuto 2:02 .

  4. A continuación vamos a esta actividad y, en el campo ‘Referencias’, hacemos clic en el ícono del más (+) y seleccionamos el campo de correo electrónico. Y, ahora sí, configuramos el mensaje, tal y como lo verá el cliente.

  5. En el asunto, escribimos el título del correo. Por ejemplo, “Hay un problema con tu pedido”

  6. En el cuerpo del correo, redactamos la información genérica que queremos comunicarle al cliente. En nuestro caso: “Algo falló durante la preparación de tu pizza. Estamos preparándola de nuevo para que puedas disfrutar su sabor excepcional. Como agradecimiento por tu comprensión, te enviaremos unos rollos de canela recién horneados. Si deseas reportarnos algún inconveniente, contacta a nuestro asesor de servicio al cliente”.

  7. Opcional: Adjuntamos una imagen de referencia.

  8. Finalmente, agregamos un formulario para que el cliente evalúe su experiencia y guardamos los cambios.