¿Qué es un proceso?
La ISO 9001 define ‘proceso’ como el conjunto de actividades que tienen relación entre sí o que interactúan para transformar elementos de entrada en elementos de salida. En los procesos pueden intervenir tanto partes internas como externas, teniendo en cuenta en todo momento a los clientes.
Los requisitos básicos que debe cumplir un proceso son:
Disponer de entradas y salidas de otros procesos anteriores, recursos o servicios.
Contar con una línea de proceso, que ordene las actividades de manera secuencial.
Especificar los responsables de cada una de las actividades.
Ser flexible y susceptible de ser mejorado constantemente, en función de la optimización de recursos y tiempos. (Mejora continua)
¿Qué es un mapa de procesos?
Es una representación gráfica de las actividades que deben hacerse en un orden establecido para garantizar el cumplimiento de un proceso, en términos de tiempo, calidad y servicio.
Además de ilustrar el paso a paso de la secuencia, de forma clara y concisa, incluye toda la información necesaria para llevarla a cabo: responsables, promedios de tiempo destinados para cada tarea, puntos de inspección, tutoriales de fabricación o administración.
Un buen mapa de procesos ofrece a colaboradores, contratistas, asesores y líderes de área una visión unificada de la secuencia de orden de las tareas, según su jerarquía y las interrelaciones entre áreas (estratégicas, operativas y de soporte)
¿Cuáles son los requisitos que debe cumplir un mapa de procesos?
Responder a un indicador de desempeño, gestionable y monitoreable.
Identificar en una línea operativa, el inicio y el final del proceso, así como los subprocesos y puntos de soporte, inspección y control.
Especificar claramente las actividades o los procedimientos, con un orden lógico de ejecución, para poder observar su trazabilidad. Es ideal que estas actividades estén organizadas en bloques y le apunten al logro de un objetivo concreto.
Definir el área o el equipo de trabajo responsable de cada actividad (PERFILES). Esto permite identificar los cuellos de botella rápida y eficazmente.
Tener en cuenta las interrelaciones necesarias para llevar el proceso a buen término.
Ofrecer flexibilidad, para poder ajustarse a la realidad del día a día, a pesar de coyunturas inesperadas, fluctuaciones del mercado o variaciones en los roles de la organización.
¿Cuáles tipos de procesos se pueden montar en Kea?
Procesos estratégicos: Ilustran la visión a largo plazo de una estrategia gerencial o mega. Estos les dan pautas de gestión a directores de procesos para afinar sus tácticas e indicadores de cumplimiento.
Procesos operativos: Muestran una línea con el paso a paso para la realización de un producto o servicio, por tanto, están enfocados en el cumplimiento. Para ser efectivos, deben mostrar con claridad el proceso, desde el alistamiento de los requisitos básicos para iniciar la primera actividad hasta un análisis de satisfacción del cliente final. Ejemplos: cadenas de suministros, proyectos logísticos.
Procesos de soporte: Proporcionan recursos y apoyo a los procesos clave.
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