Cada elemento de un mapa de procesos está representado por un símbolo específico. Nosotros utilizaremos la interfaz de Kea para explicarte cuáles son y cómo emplearlos.
Antes de comenzar tu gráfico, lo primero que debes hacer es asignarle un nombre a tu proceso que sea fácilmente reconocible por tus colaboradores y apunte a un objetivo claro. Por ejemplo: Proceso de Venta Telefónica.
Ahora sí, marca claramente el punto de entrada. El símbolo de inicio es el CÍRCULO y, en este ejemplo, corresponde al momento cuando el cliente llama por teléfono para ordenar una pizza.
Luego, utiliza la herramienta de RECUADROS para especificar las actividades que componen la secuencia, organizándolas en bloques, en función de las áreas responsables de su ejecución. Por ejemplo: Hacer masas, responsabilidad del Taller de amasado. Agregar aderezos y toppings, tarea del Área de Frescos. Hornear, función de los operarios entrenados en la operación de equipos de alta temperatura. Y, Despacho, a cargo del equipo de las entregas a domicilio.
Observa que el orden de la secuencia se especifica mediante FLECHAS.
¿Para qué sirven los ROMBOS? Estos símbolos se utilizan para definir los puntos donde se debe tomar una decisión. Por ejemplo, en el caso de una inspección de calidad, previa al despacho. A los rombos o diamantes se les agregan dos etiquetas. ‘Sí’ para continuar el proceso cuando se cumple con los requisitos de calidad. Y ‘No’ para devolverse hasta un punto específico.
Nunca debes olvidar cerrar el proceso, marcando claramente el punto de salida. Para esto se utiliza un CÍRCULO CON UN BORDE MÁS GRUESO que el del inicio.
Ten en cuenta que estos símbolos son las convenciones establecidas para los Sistemas de Gestión de Calidad, por eso son útiles para estandarizar tus procesos y operaciones.
Con Kea, solo debes arrastrar y soltar los símbolos predeterminados. Esta herramienta te permite, además, configurar cada actividad para que las áreas funcionales de tu compañía puedan interactuar con el proceso, cargar información de ayuda para la ejecución de las tareas, monitorear la trazabilidad del proceso, enviar notificaciones y llevar el control de los tiempos, entre otros.
Por eso decimos que con Kea, tus diagramas de procesos cobran vida, permitiéndote tomar el control de tu negocio y deleitar al cliente con una promesa de cumplimiento a prueba de errores.
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